A Fundação de Cultura Cidade do Recife (FCCR) participa de todo o planejamento da festa juntamente com a Paróquia de Nossa Senhora da Conceição, realizadora do evento. O órgão articula ainda as secretarias de Serviços Públicos, Saúde, Meio Ambiente e demais instituições municipais como Emlurb, CTTU, Guarda Municipal, Dircon e Iasc, que participam de reuniões periódicas para organização de toda a infraestrutura e prestação de serviços durante os festejos.

A FCCR é responsável pela infraestrutura de palco, som e iluminação para as apresentações, gerador de energia e dois minitrios elétricos, mesas e cadeiras para as missas campais e 32 cabines sanitárias. Durante a festa, a FCCR atua no Morro da Conceição com uma equipe de dez pessoas da Gerência Operacional de Produção e Operacionalização (Gopo) e Gerência Operacional de Preservação dos Equipamentos Culturais (Gopec) e disponibiliza equipe de segurança privada.

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